5 consejos para codificar los artículos y localizarlos rápidamente

España.- Antonio Valls, en el sitio Cdecomunicación.es habla que lo  más importante en un establecimiento son los productos y el tiempo que se tarda en servir a un cliente. Si para atender a un cliente tenemos que hacerle esperar más del tiempo normal debido al desorden administrativo provocado por una incorrecta codificación y clasificación de los artículos, los clientes se molestarán.

Y demuestran su enfado con no volver más a esa ferretería. ¿Qué ocurre en un gran porcentaje de establecimientos comerciales en nuestro país? Que las labores administrativas que corresponden a una correcta codificación y orden no se realizan, ya no solo con el rigor que se merecen, sino que no se hacen de ninguna manera.

Esta falta de un decálogo y normativas para codificar los artículos y agruparlos correctamente genera problemas cuando necesitamos realizar una búsqueda, al no estar ordenados los productos con lógica y coherencia para ser localizados rápidamente y por todos los empleados de la ferretería, no solo por el que lo ha dado de alta. Los conceptos descriptivos y de codificación que deben tener todos los artículos no se ejecutan correctamente y se coloca en la descripción primero el color y luego la medida, según quién lo da de alta, o primero la descripción seguido del color y las unidades de envío, etc.

Esta serie de despropósitos crea problemas de control muy graves y uno de los más visibles y delicados son las esperas que debe sufrir un cliente por una mala codificado y desorden administrativo de los productos. Existen muchos consejos y recomendaciones para una correcta codificación y a continuación detallo los cinco más importantes.

1.) Establecer un formato estándar

Hay que disponer de un formato, que puede estar sobre cualquier base de datos o hasta en una hoja Excel, en el que figuren los datos necesarios para la búsqueda de un artículo, dentro de un listado de productos. En primer lugar, el código interno que se quiera dar, el código EAN que tenga originariamente el producto, la descripción del artículo con un número de palabras o de espacio limitado en la que se ha de recoger la descripción, las medidas, el color, el acabado, el proveedor, la unidad de embalaje, la unidad de envío, el precio, el descuento, los descuentos atípicos, los portes pagados en pedidos superiores a una cierta cantidad, etc. Todos estos datos son una sugerencia, ya que cada establecimiento tiene unas necesidades concretas por su tipología de negocio (ferretería, suministro industrial, etc.) y también por el tipo de clientes (particular, industrial, profesional, etc.). Esta información facilita la localización del producto ante una consulta de un cliente o la duda que tenga que resolver.

2.) Código EAN

Este sistema de codificación es uno de los más extendidos y utilizados en todos los sectores, tanto industriales como comerciales, ya que facilita el control y la gestión de todos los productos y unifica mediante un solo código el producto, el proveedor, etc. Son referencias únicas y que, además, son interpretadas por los lectores que reconocen el código EAN correctamente y que indican el precio para el cobro por caja, generación de pedidos de compra, estadísticas de todo tipo, etc. Es necesario utilizar este código como el referente de un producto, ya que ocurre que, en muchas ocasiones, un mismo artículo lo suministran varios proveedores, pero con el código correcto podemos diferenciar quién es su suministrador y las ventas específicas que ha generado.

3.) Dedicarle el tiempo necesario a la codificación y altas

En todas las ferreterías es común la falta de recursos humanos y de tiempo. Si clasificamos por la importancia que se le da a cada labor administrativa, comprobaremos que a la de la correcta codificación y alta de los artículos se le dedica poco tiempo y de cualquier manera. Hay que pensar que todo lo mal que lo hagamos en estos procesos, es lo que nos encontraremos después, con retrasos en la zona de caja cuando pagan los clientes al existir errores de no correspondencia entre el producto y el precio, etc. La labor de contar con la correcta clasificación por familias, códigos, etc., debe de ser constante y precisa.

4.) Equipos y programas para una correcta aplicación de las altas y las codificaciones

Hay que contar con algún equipo informático con software de gestión comercial básico para introducir los artículos y una pistola o lector de códigos que nos ayuda en la gestión de altas, bajas, inventarios, etc. Esta labor deberá efectuarse a diario y se ha de actualizar los sistemas informáticos en el mismo momento en que se está realizando el alta o codificación.

5.) Eliminar lo que no sirve o no se utiliza

Está bien guardar la información y más ahora en que se dispone de medios para almacenar miles de datos sin ningún problema. Lo que ocurre es que la saturación de información inútil ralentiza muchísimo todos los sistemas. Hay que saber lo que es necesario para nuestro día a día y dónde y cómo lo tenemos guardado. Acumular datos y más datos solo porque se pueden tener no vale la pena. Solo se utiliza alguna vez el 7 % de la información que guardamos de tarifas, catálogos, etc. Este porcentaje nos demuestra que el restante 93 % de media está de más. La posibilidad de localizar rápidamente lo que buscamos nos aporta tranquilidad en nuestro trabajo y agiliza la atención de los clientes. Debemos ser estrictos en este tipo acciones para no acumular lo innecesario y, si no, uno mismo puede preguntarse cuánto tiempo hace que no busca un determinado producto.

Fuente: ferreteria-y-bricolaje.cdecomunicacion.es

Hugo Ulate

Lidera el sector de ferretería y construcción, desde hace más de 21 años, en la edición de la Revista TYT (Tuercas y Tornillos), con información actualizada y oportuna sobre estos mercados. Ha tenido participación directa en encuentros ferreteros como Expoferretera, feria que se realiza en Costa Rica, desde hace más de 20 años, como un encuentro de negocios del mercado ferretero.